Kolaboracijska platforma VOLUM3

VOLUM3 platforma nastala je sinergijom entuzijazma i stvarnih potreba arhitektonskog ureda, kao odgovor na komunikacijske probleme koji se javljaju tokom projektiranja i gradnje.

Najveći izazov današnje suradnje u projektiranju i gradnji je sve veći broj informacija koje stvara i međusobno dijeli velika količina uključenih stručnjaka. Odgovornost arhitekata i inženjera je velika, kompleksnost projekata raste, a s njima i potreba za pravodobnom komunikacijom i pristupom informacijama. Arhitektura i građevina kao struke u tom pogledu zaostaju – nacrti se isporučuju u registratorima, podaci bilježe na papiru, u različitim formatima, iznimno je teško biti siguran u ažurnost i točnost podataka – potrebna im je digitalizacija.

Sam email nije alat pomoću kojeg je moguće upravljati velikim brojem informacija. Javlja se potreba za novim alatima, dodatnim softverima i raznim aplikacijama koje za sobom povlače otvaranje novih profila i različita ograničenja pri korištenju, a sami korisnici moraju naučiti raditi u svima njima. Sudionici na projektu su zatrpani mailovima, zauzeti pisanjem zapisnika i izvješća, telefonskim pozivima, pronalaženjem negdje već zapisanih informacija i ponovnim slanjem i objašnjavanjem detalja i podataka koji već postoje u nekom mailu, registratoru, starom zapisniku…suradnja je isprekidana, greške postaju neizbježne. Stvari se dodatno kompliciraju na međunarodnim projektima, kada sudionici nisu u istoj zemlji i ne govore nužno istim jezikom.

Autor fotografija: Jure Živković,

Ekrani iz aplikacije: “ekran iz platforme”

VOLUM3 platforma nastala je sinergijom entuzijazma i stvarnih potreba arhitektonskog ureda, kao odgovor na komunikacijske probleme koji se javljaju tijekom projektiranja i gradnje. Razvoj platforme započeo je 2016.godine od strane stručnog tima programera i arhitekata, a namijenjena je arhitektima, građevinarima, investitorima i ostalim dionicima građevinskih projekata. VOLUM3 je startup, koji je inicijalna sredstva privukao od Europskih fondova, EBRD-a i partnera 3LHD-a.

Trenutno ima više od 2000 aktivnih korisnika kojima omogućava brzo i jednostavno upravljanje projektima – transparentno se upravlja rokovima, zadacima i odgovornostima pojedinih suradnika na projektu. Podaci su pohranjeni u oblaku, uvijek dostupni i sigurni. Svaki modul platforme je digitalna verzija stvarnog procesa rada – sve je povezano s projektima. Od korisnika ne zahtijeva prilagodbu na novi način rada. Trenutno dostupni moduli su: Nacrti, Zadaci, Sastanci, Adresar, Katalog proizvoda i Specifikacije, u razvoju je modul Troškovnik.

Neki od referentnih projekata na kojima je korištena ili se trenutno koristi platforma VOLUM3: Kampus Infobip, Kampus Rimac, Hotel Westin, Hotel Marjan, Park Kneževa.

Odakle naziv aplikacije?

Ime VOLUM3 smo odabrali jer je to nama, arhitektima, više nego očito – mi se uvijek bavimo prostorom, oblikujemo neki volumen u prostoru. Riječ volumen (eng. volume) na dosta jezika znači isto, a i brojka 3 na kraju asociraju na treću dimenziju.

Vizija VOLUM3-a je digitalizirati i osuvremeniti cijeli ekosustav projektiranja građenja i upravljanja zgradama.

„Sam razvoj platforme VOLUM3 započet je prije deset godina u jednoj Excel tablici u kojoj smo unutar Studio 3LHD pokušali sistematizirati sve potrebe koje softver treba ispuniti. To je bio prvi korak i pomogao nam je u razvoju prve verzije koju smo dosta vremena koristili samo interno. Nakon pet godina, 2016., shvatili smo da smo se poduhvatili zadaće koju ne možemo dovršiti bez dodatnih financija, pa smo se javili na EU fondove i dobili investiciju za inovacije u malim i srednje velikim tvrtkama. U samo dva mjeseca smo otvorili novu tvrtku, javili se na natječaj i dobili prvi novac”.

„Bilo je puno teže nego što smo očekivali. Stvaranje ambiciozne višekorisničke i višejezične platforme, koju koristi više tvrtki istodobno, naučilo nas je, da se slikovito izrazim, da devet žena ne može roditi dijete za mjesec dana. Probali smo i preskočiti neke korake u razvoju, pa samo shvatili da se to ne radi. Kao što građevinari trebaju arhitekte da bi znali što trebaju sagraditi tako smo i mi trebali softverskog arhitekta, koja je „nacrtao” programerima ono što su trebali isprogramirati”.

„Prvi cilj nam je bio napraviti alat koji će nama samima olakšati posao koji radimo. Zato smo to radili postupno i sporo. Projekti koje radi naša krovna tvrtka, 3LHD, služili su nam kao podloga na kojoj smo provjeravali svaku funkcionalnost. Naši ljudi u tvrtki 3LHD su prvi testeri, a osim nas pomoglo nam je i jako puno drugih arhitekata, inženjera, izvođača –  sve bitne firme u Hrvatskoj, na svoj su način sudjelovale u razvoju platforme VOLUM3“, zaključuje Marko Dabrović.

Kako ste uvjerili ljude da koriste VOLUM3?

Dovoljno je bilo svakome objasniti njegov modul, i, kako su se ljudi uključivali, shvaćali su s kim i kako još mogu komunicirati i kako mogu ostvariti korist za sebe. Edukacija danas traje kratko, ovisno o tome koliko pojedini korisnik upotrebljava modula, od pola sata do nekoliko sati.

Koliko je ljudi uključeno u razvoj platforme?

Iza VOLUM3-a stoje partneri u 3LHD-u, zatim Olja Gešvind i arhitektice Dragana Šimić, Uršula Juvan, Koraljka Brebrić Kleončić kao veza između arhitekata i programera, te mnogi vrijedni članovi 3LHD tima koji su idejama doprinijeli razvoju aplikacije; Filip Patčev je arhitekt aplikacije, Jelenko Hercog je dizajnirao sučelje, Mladen Despot je vodeći programer, tim podrške i prodaje čine Filip Zrnčić i Matija Grgurić.

Kako ste financirali razvoj platforme VOLUM3?

Prvo smo se javili na jedan natječaj EBRD banke, za sredstva koja je trebalo iskoristiti za poboljšanje poslovanja u manjim tvrtkama. S njima smo bili u dužem kontaktu još i prije pokretanja nove tvrtke. Razgovarali smo s EBRD-om o našim poslovnim problemima i o tome što se može napraviti. Oni su nam savjetovali suradnju s tvrtkom Megatrend, koja je analizirala naš IT sustav u kojem je stalno prisutan veliki broj korisnika, a goleme količine podataka stalno teku od jednih do drugih. Primijenili smo poboljšanja koja su nam savjetovali – povećali smo kapacitete podatkovnog centra, ojačali zaštitu podataka, itd. U suradnji i uz potporu Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta i Strukturnih fondova 2017. godine pokrenut je razvoj prve faze – opsežna digitalizacija arhitektonskih projekata. Ukupna vrijednost projekta koji je trajao od 2017. do 2019. financiranog od strane EU fonda za regionalni razvoj je nešto više od dva milijuna kuna, dok je iznos EU sufinanciranja 1,4 milijuna kuna. Dio sredstava za daljnji razvoj platforme uložio je 3LHD. Za konzalting oko razvoja poslovanja našeg softvera javilo se na natječaj nekoliko tvrtki, a mi smo odmah nekako „kliknuli” s Deloitteom, s pokojnim Zlatkom Bazijancom. U par mjeseci, nakon nekoliko zajedničkih radionica s konzultantima, imali smo strategiju nastupa na stranim tržištima, od marketinga, prodaje i distribucije te, u najnovije vrijeme i monetizacije.

Kakve su povratne informacije od korisnika?

Neki od referentnih projekata na kojima je korištena platforma VOLUM3 u fazi razvoja su Kampus Infobip i Urania, a danas se koristi na projektima Kampus Rimac, Hotel Westin i Hotel Marjan tvrtke Maistra, te stambeni blok Park Kneževa investitora VMD.

Investitori su vrlo zadovoljni, preko platforme VOLUM3 prate kompletan projekt od idejnog rješenja do završetka gradnje a nakon toga im na jednom mjestu ostaje kompletna baza podataka potrebna za održavanje zgrade – svi nacrti, informacije o opremi, kontakti dobavljača i proizvođača.

Koliko tehnički pismeni trebaju biti korisnici VOLUM3a?

Korištenje platforme je jednostavno i intuitivno, ako znate koristiti web browser ili pametni telefon snaći ćete se u korisničkom sučelju VOLUM3-a. Od korisnika ne zahtijeva prilagodbu na novi način rada jer su svi procesi nastali iz realnih potreba korisnika koristeći iskustva velikog broja profesionalaca na ozbiljnim projektima

Dovoljno je svakom korisniku objasniti samo njegov segment odnosno modul koji treba koristiti. Svatko vrlo brzo vidi da mu je platforma iznimno korisna u svakodnevnom poslu i brzo mu postaje dio radnog procesa. Za sve korisnike koji trebaju sveobuhvatno znanje o svim modulima organiziramo edukacije koje ovisno o broju korištenih modula traju od pola sata do nekoliko sati.

Kampus Infobip gradilo je 35 firmi, svi su komunicirali putem VOLUM3-a. Imali smo 139 korisnika koji su svaki dan bili u softveru, i koristili ga – od investitora, projektanata, nadzora do izvođača radova.

Postoji li mobilna verzija aplikacije?

VOLUM3-u se može pristupiti s bilo kojeg mjesta i bilo kojeg uređaja – računala, tableta, telefona. Za sad još nemamo planove razvijati posebne aplikacije, korisničko sučelje se prilagođava ekranu s kojeg se platformi pristupa pa su podaci čitki neovisno o tome koliko je vaš ekran velik ili malen.

Na gradilištima u Hrvatskoj sudjeluju firme iz raznih dijelova svijeta i govore raznim jezicima, kako je u aplikaciji riješen problem prijevoda?

VOLUM3 je višejezična platforma. Korisničko sučelje trenutno je prevedeno na 3 jezika – engleski, hrvatski i njemački. Automatsko prevođenje službene komunikacije podložno je greškama i krivim interpretacijama. Zato VOLUM3 omogućuje višejezičnu suradnju na projektima tako da dopušta unošenje sadržaja na različitim jezicima. Tako npr. projektni tim komunicira na službenom jeziku projekta – engleskom, a sve važne sadržaje za investitora unosi na njegovom jeziku, čime su istovremeno osim višejezičnih pregleda omogućeni i višejezični izvještaji i sastanci, specifikacije, troškovnici i pretraga u dokumentaciji. Troškovnik često treba pripremiti pregledati i odobriti na više jezika, a tako nešto u Wordu i Excelu je nemoguće realizirati a pogotovo ne i revidirati i kontrolirati.

Ova mogućnost pisanja izvještaja i generiranja zadataka na više jezika je jedinstvena za VOLUM3, na tržištu prema našim spoznajama ne postoji niti jedno rješenje koje nudi takvu mogućnost.

Kako vam dolaze novi klijenti/korisnici, preko preporuke?

Većina korisnika je u aplikaciju došla preko preporuka, ali postoji i veliki broj kompanija i individualaca koji su izuzetno frustrirani postojećim načinom rada unutar svojih ureda i u kolaboraciji na projektima i gradilištima.

Nevjerojatno je koliko je projektiranje, građenje i održavanje zgrada kompleksan posao s velikim brojem uključenih profesionalaca a kako je proces nepovezan i riskantan jer se bazira na papirnatoj korespondenciji.

Velika prednost VOLUM3-a je stvaranje baza znanja u svakoj tvrtki. VOLUM3 dolazi s velikom količinom predefiniranih klasifikacija koje tvrtke mogu odmah koristiti bez ogromnog utroška energije.

Moduli

Jezgra VOLUM3-a su tvrtke i njeni članovi.
Svaka tvrtka otvara projekte (i faze projekta) i u njih poziva različite suradnika – tvrtke i projektante koje se bave različitim disciplinama (strukama).

Nacrti

Modul za jednostavan i brz pristup projektnoj dokumentaciji – svima su uvijek dostupne aktualne verzije nacrta, a funkcionalnosti uključuju: automatski generirane liste nacrta, mjerenje, označavanje i duboko zumiranje na nacrtima, komentiranje i pozicioniranje zadataka direktno na nacrtu i usporedbu verzija

Zadaci

Modul za upravljanje radom tima – prati rokove i odgovornosti dodijeljene članovima tima, promjene i odluke, omogućava provjeru statusa zadataka; kroz modul se povezuju zadaci s Nacrtima i Sastancima

Sastanci

Modul olakšava organizaciju, vođenje i praćenje projekata – u njemu kreirate agende i zapisnike sastanaka pri čemu se teme lako uređuju i grupiraju; koristi postojeće kontakte i već stvorene zadatke i automatski šalje obavijesti na mail)

VOLUM3 katalog proizvoda i Specifikacije

Katalog je funkcionalnost platforme VOLUM3 namijenjena proizvođačima i arhitektima. Donosi brz, točan i učinkovit način rada te omogućuje uspješniju suradnju na projektu. Proizvode i materijale u Katalog unose proizvođači i dobavljači, na taj se način osigurava da su proizvodi aktualni i informacije točne. Jednostavno ga je pretražiti pomoću pametnih filtera a proizvodi dodani na projekt automatski postaju specifikacije. Svaka specifikacija koja nastaje u VOLUM3-u dobiva jedinstvenu oznaku kojom se povezuje s nacrtima i troškovnikom unutar projekta. Na taj se način izbjegava veliki broj pogrešaka u dokumentaciji što znači i manje pogrešaka na gradilištu. VOLUM3 je napravljen zato da se arhitekti mogu fokusirati na ono bitno – arhitekturu.

Adresar

Preko adresara se možete povezati s ostalim korisnicima, možete pronaći potencijalne suradnike i omogućiti arhitektima, menadžerima, izvođačima, inženjerima i proizvođačima da vas pronađu i kontaktiraju.

VOLUM3 platform was created through the synergy of enthusiasm and real needs of the architectural firm, as an answer to the communication problems that arise during the design process and construction. The development of the platform began in 2016, and it’s intended for architects, construction workers, investors and other shares of the construction works. VOLUM3 is a startup, which attracted initial funds from European funds, EBRD and partner 3LHD.

It currently has more than 2000 active users, to whom it offers fast and simple project management – transparently managing the deadlines, tasks and responsibilities of certain coworkers of the project. The data is stored on the cloud, always available and secured.