Upravljanje projektima prema ICB

IPMA-in vodič za temeljne sposobnosti (ICB) pruža pristup tehničkim, elementima ponašanja i kontekstualnim (misli se na okruženje projekta) elementima sposobnosti upravljanja projektima.

Piše: Mirna Šaćirović, MSc.civ.ing.

Tokom prošlog stoljeća inženjer je bila osoba koja je znala sve. Međutim, projekti postaju sve složeniji pri čemu je tehničko-tehnološka komponenta samo jedna u nizu, a istovremeno ciljevi projekta postaju višekriterijalni i sve zahtjevniji.

Projekt je svaki jednokratni ljudski pothvat koji ima jasno određen cilj. Izvodi se po fazama, unutar zadanog vremena i uz trošenje ili iskorištavanje određenog broja različitih i ograničeno raspoloživih resursa. Upravljanje projektom (UP) (engl. project management) jest primjena znanja, vještina i tehnika na projektne aktivnosti radi ostvarivanja ciljeva projekta. Ono, između ostalog, podrazumijeva: planiranje, organizaciju, praćenje i kontrolu te motivisanje svih uključenih osoba, radi postizanja projektnih ciljeva unutar planiranih troškova, vremena i prema zadanoj kvaliteti.

Razvoj modernog UP-a započinje 1950-ih godina u SAD-u. Do tada se projektima upravljalo ad hoc pristupom, koristeći se samo gantogramima i neformalnim alatima. Osnivanjem međunarodnih udruga za UP, tokom šezdesetih i sedamdesetih godina, dolazi do snažnog razvoja profesije.

Pravilnik o potrebnim znanjima iz područja upravljanja projektima kojim se utvrđuju uslovii kompetentnosti iz UP-a, i međunarodno priznati sistemi ovjere sposobnosti upravljanja projektima te obrazovni programi koji osiguravaju potrebna znanja iz područja upravljanja projektima. Prema članu 2. navedenog pravilnika, međunarodno priznati sistemi ovjere sposobnosti upravljanja projektima jesu:

International Project Management Associaton (IPMA) sa sjedištem u Švicarskoj,
Project Management Institute (PMI) sa sjedištem u SAD-u.

IPMA-in vodič za temeljne sposobnosti (ICB) pruža pristup tehničkim, elementima ponašanja i kontekstualnim (misli se na okruženje projekta) elementima sposobnosti upravljanja projektima. ICB-u nije namjena sprječavati nezavisno razmišljanje ili posjedovanje vlastitog mišljenja: primjeri su navedeni kao pomoć, a ne kao ograničenje.

U sljedećim poglavljima ovog seminarskog rada detaljno su opisani osnovni uslovi, zahtjevi i koncept sistema Međunarodne udruge za upravljanje porjektima (IPMA) i vodiča za temeljne sposobnosti ICB.

Vodič za temeljne sposobnosti ICB – opće smjernice

Osnovni cilj je ovjera osoblja koje upravlja projektima sa globalno prihvatljivim četverostepenim sistemom ovjere (4-L-C) koji se također može koristiti u sistemu razvijanja kriterija za osoblje koje upravlja projektima.

Glavne interesne strane jesu:

Osoblje koje upravlja projektima (zainteresovani za opće prihvaćen sistem ovjere),
Osoblje koje upravlja organizacijama (zainteresovani za isporučivanje i dobivanje dobrih projekata),
Ispitivači ovjere ( zainteresovani za jasno razumljiv sadržaj i proces ovjere),
Univerziteti, škole, treneri (zainteresovani za pružanje dobrih osnova za prihvaćenu kvalifikaciju).

ICB bi najviše trebao koristiti osobama i ispitivačima u procesu ovjere. Međutim, također se može koristiti kao vodič za pripremu materijala za obuku, za prijedloge istraživanja i kao opća referenca za ljude koji traže informacije o upravljanju projektima.

„Oko sposobnosti“ naziv je za integraciju svih elemenata upravljanja projektima na način kako ih gledaju voditelji projekata kada procjenjuju specifičnu situaciju. Oko također predstavlja jasnoću i viziju.

Projekti

Broj projekata, programa i portofolija širom svijeta raste eksponencijalno. U proteklih trideset godina upravljanje projektima disciplina je koja se znatno razvila i sve se više nameće. Sve se većim brojem različitih projekata profesionalno upravlja. U prošlosti su projekti izgradnje i obrane dominirali. Danas su oni i dalje važni, ali u manjini su. Bavi se, na primjer, projektima u tehnologiji informacijskih komunikacija (ICT), u organizacijskom razvoju, razvoju proizvoda, promjenamau marketingu, u razvoju proizvodnje, istraživanju, bavi se događajima, političkim projektima, edukativnim projektima i društvenim projektima u mnogo različitih sektora gospodarsva.

Pitanje „Je li upravljanje projektima potrebno?“ danas se rijetko postavlja. Važna su

pitanja:

Koji su rezultati, metode i alati profesionalnog upravljanja projektima?

Što čini kvalitetu u upravljanju projektima?

Koliko zapravo treba projektno osoblje bitisposobno za pojedini projekt, fazu i područje odgovornosti?

Koliko je dobro upravljanje projektom u nekom projektu?

Profesionalno upravljanje projektima

Da bi bila profesionalna, disciplina upravljanja projektima mora imati rigorozne standarde i smjernice kako bi se mogao definisati posao osoblja koje upravlja projektima. Takvi su zahtjevi definisani skupljanjem, obradom i standardizacijom prihvaćenih i primijenjenih sposobnosti u upravljanju projektima.

Kvaliteta projekta definirana je kao ispunjenje zahtjeva dogovorenih za projekt. Kvaliteta upravljanja projektima definisana je kao ispunjenje zahtjeva dogovorenih za upravljanje projektom. Optimalna situacija za projektnu organizaciju jest kada su kompletno osoblje, projektni timovi i dobavljači resursa uključeni u upravljanje projektom, sposobni obaviti svoj posao i prihvatiti ličnu odgovornost.

ICB sadrži osnovne pojmove, zadatke, praksu, vještine, funkcije, upravljačke procese, metode, tehnike i alate koji se koriste u dobrojteoriji i praksi upravljanja projektima, kao i posebna znanja i iskustvo, gdje je to prikladno, inovativne i napredne prakse koje se koriste u posebnim situacijama.

Osnovni pojmovi

Osnovni pojmovi ovjere za upravljanje projektima proizlaze iz standarda ISO/IEC 17024 „Opći zahtjevi za tijela koja provode ovjeru osoba“; to su:

Sposobnost je demonstriranje mogućnosti da se primijeni znanje i/ili sposobnosti te, gdje je to važno, iskažu lični atributi.

Sistem ovjere sadrži posebne zahtjeve vezane za pojedine kategorije ljudi, na koje se primjenjuju isti standardi, pravila i procedure.

Proces ovjere obuhvata sve aktivnosti na temelju kojih tijelo za ovjeru zaključuje da pojedina osoba ispunjava posebne zahtjeve sposobnosti.

Procjena je mehanizam koji odlučuje o kandidatovoj sposobnosti pomoću jedne ili više metoda, poput pisane, verbalne, praktične i promatračke.

Kvalifikacija prikazuje lične atribute, edukaciju, obuku i/ili radno iskustvo osobe.

Procjena ne mjeri i ne predviđa budućnost. Ona procjenjuje prošlo i sadašnje znanje, te iskustvo kandidata temeljeno na dokazima kojepredstavlja kandidat, a koje provjeravaju ispitivači. Ta procjena dobar je pokazatelj da će se projektima u budućnosti uspješno upravljati. Usto, ona je dobraosnova zaplaniranje profesionalnog razvoja.

Osnovna načela ICB-a

IPMA je razvila ICB iz nacionalnih vodiča za temeljne sposobnosti te ga je potom unaprjeđivala u stalnom procesu poboljšanja. Ključna korist za klijente jest u tome što osnova za sposobnosti kandidata nije vezana za posebnu tvrtku, organizaciju, disciplinu, sektor gospodarstva, ili državu. Kultura tvrtki, organizacija, disciplina, sektora gospodarstva i država uzeta je u obzir u osobnom razgovoru i izvješću o sposobnostima, kao i odabirom jednog od ispitivača iz relevantnog sektora (drugi ispitivačiz drugog je sektora). Kulturološki aspekti zemlje mogu biti uključeni u Nacionalni vodičza temeljne sposobnosti (NCB).

Službeni jezik ICB-a engleski je te svaka nacionalna članica (MA) može odlučiti koristiti ICB za svoju ovjeru. Nacionalna članica može također odlučiti razviti Nacionalni vodičza temeljne sposobnosti (NCB) po uzoru na ICB. U tom slučaju, pravila za razvoj NCB-a jesu:

između ICB-a i NCB-a mora postojati odnos u omjeru jedan naprama jedan među osnovnim elementima,
nacionalna članica može proširiti postojeće osnovne elemente kompetencije prema ICB-u najviše 10%, da bi se provela prilagodba lokalnoj situaciji i poslovnoj praksi,
nacionalna članica može dodati najviše 10% dodatnih elemenata sposobnosti da bi se provela prilagodba lokalnoj situaciji i poslovnoj praksi,
nacionalna članica može usvojiti lokalnu situaciju i praksu prevođenjem ICB-a u svoj NCB.

ICB se usredotočuje na opis kompetencija, ali uključuje sažeti opis IPMA-a univerzalnog sustava ovjere u poglavlju 3. Time se čitatelju pruža uvid u način primjene ICB-a u procesu ovjere. IPMA-ina pravila i smjernice tepravila i smjernice tijela za ovjeru bit će razvijena nakon objave ICB-a (ovog izdanja), koje će se također nastaviti razvijati. Na proces ovjere bit će primijenjena pravila i smjernice IPMA-e i tijela za ovjeru nacionalnih članica koja su na snazi u vrijeme procesa ovjere.

„Oko sposobnosti“ prikladan je simbol za ICB, jer se odnosi na ljudsko biće, koje je najvažniji dio u svakoj procjeni sposobnosti za upravljanje projektima.

ICB definiše 46 elemenata sposobnosti i opisuje ih u tri skupine: tehničke, društvene i kontekstualne sposobnosti, a navodi i ključne odnose među njima. Svaki element sposobnosti sastoji se od naziva, opisa sadržaja, liste mogućih procesnih koraka i kriterija iskustva potrebnog za pojedinu stupanj. Ključne riječi i ključni odnosi s drugim elementima navedeni su na kraju svakog elementa radi boljeg razumijevanja. ICB ne preporučuje niti uključuje posebne metodologije, metode i alate. Umjesto toga, navedena su predmetna područja, metode za određivanje zadataka i, kad ih dobro odražavaju, neki primjeri tih metoda. Metode i alate mogu definirati organizacije. Voditelj projekta trebao bi odabrati prikladne metode i alate za pojedine situacije tijekom projekta.

Četvero-stepenska ovjera (4-L-C)

Certifikati koji se dodjeljuju osobama temeljeni su na procjeni njihova znanja u tipičnim aktivnostima upravljanja projektima, svakodnevnim na njihovim poslovima. U IPMA-inu sustavu certificiranja navode se četiri skupine ljudi na koje seprimjenjuju isti definirani standardi:

Ovjereni direktor projekta(IPMA-in stepen A):osoba je sposobna upravljati značajnim portofolijem ili programom, s odgovarajućim resursima, metodologijama i alatima. To je predmet certificiranja za stepen A, a ne upravljanje jednim projektom. Da bi se preuzela takva odgovornost, zahtijeva se visok stepen znanja i iskustva.

Ovjereni viši voditelj projekta (IPMA-in stepen B):osoba je sposobna voditi složeni projekt. Potprojekti su normalni, tj. voditelj projekta upravlja projektom s pomoću voditelja potprojekata, te ne vodi projektni tim izravno.

Ovjereni voditelj projekta (IPMA-in stepen C):osoba je sposobna voditi projekt ograničene složenosti, što znači da je, osim sposobnosti primjene znanja u upravljanju projektom, dokazala i odgovarajuću stepen iskustva.

Ovjereni saradnik za upravljanje projektima (IPMA-in stepen D): osoba je sposobna primijeniti znanje upravljanja projektima kada učestvuje u projektu u bilo kojoj ulozi, pri čemu joj opće znanje nije dostatno za izvedbu na zadovoljavajućem stupnju sposobnosti.

Za svaku funkciju i odgovornost, ključno pitanje za samoocjenjivanje i procjenu koju donosi netko drugi jest: „Koliko je osoba sposobna i za koji radni zadatak?“ Osnova za odgovor na to pitanje jest:

Opis radnih zadataka u upravljanju projektima (opis elemenata sposobnosti);

Opis zahtijevanih razina sposobnosti prema stepenima IPMA certificiranja (taksonomija);

Opis kako ocijeniti vrijednost razina sposobnosti na skali od 0 do 10.

U ICB-u postoje tri skupine srodnih elementa sposobnosti:

– 20 tehničkih elemenata sposobnosti vezano je za upravljanje projektima na kojima rade profesionalci,

– 15 elemenata sposobnostiponašanjavezano je za osobne veze između osoba i skupina kojima se upravlja u projektima, programima i portfeljima,

– 11 kontekstualnihelemenata sposobnosti (misli se naokruženje projekta) vezano je za interakciju projektnoga tima unutar projekta te za interakciju sa stalnim organizacijama. Za svaki element sposobnosti procjenjuje se znanje i iskustvo, koristeći skalu vrijednosti od 0 (nema sposobnosti) do 10 (apsolutni maksimum).

Znanje ne znači samo puko prenošenje činjenica, nego i razumijevanje odnosa, znanje kako primijeniti upravljanje projektom u praktičnim situacijama, kao i interpretiranje metoda. Dokaz da pojedinac posjeduje potreban nivo znanja uobičajeno se dobiva odgovaranjem na pitanja. Voditelj projekta ne stječe mnogo iskustva radeći istu vrstu projekata godinama. On mora primijeniti znanja u realnim i različitim situacijama (npr. projekti različitih veličina, različite vrste projekata, različite organizacije, ogranci organizacije i/ili kulture).

Kriterij ocjenjivanja

Ocjenjivanje sposobnosti mjeri se na skali od 0 do 10, posebno za znanje i za iskustvo. Ocjenjuju se za svaki element sposobnosti ovako:

0 znači da kandidat nema nikakva znanja i/ili iskustva,

1 do 3 znači da kandidat posjeduje nisku razinu znanja i/ili iskustva,

4 do 6 znači da kandidat posjeduje srednju razinu znanja i/ili iskustva,

7 do 9 znači da kandidat posjeduje visoku razinu znanja i/ili iskustva,

10 znači da kandidat ima izvrsno znanje i/ili iskustvo.

Za svaki IPMA-in stepen certificiranja potrebna je drukčiji nivo znanja ili iskustva. Zahtjevi se povećavaju počevši od stepena D prema stepenu A, ili moraju biti jednaki. Znanje i iskustvo osobe morali bi se produbiti (od poznavanja činjenica do mogućnosti procjene i primjene metoda) i proširiti (od jednog do nekoliko različitih projekata).